Tener éxito con una presentación en público

El logístico tiene frecuentemente que presentar sus proyectos a un público no experto. Debe usar de pedagogía y asegurarse de simplificar la información transmitida. 

Hay que tener en cuenta el hecho que somos más rápidos a oír que a leer y que comprendemos mejor las ilustraciones simples y las integramos más rápidamente. A esto se añade que no podemos mantener una atención constante. 

Para conseguir éxito en una presentación hay que simplificar y transmitir un único mensaje por diapositiva.  

El contenido

• Tener el justo nivel de contenido, pertinente, fiable y adaptado al público
• Verificar la coherencia de las cifras y de los elementos presentados
• Identificar los mensajes principales que hay que pasar y simplificarlos
• Expresar un solo mensaje por diapositiva
• Poner el mensaje de cada diapositiva en el titulo
• Estructurar el contenido, la demostración debe ser fluida
• Suprimir los mensajes sin valor añadido
• Conocer perfectamente el contenido presentado
• Tener consigo una página de síntesis de la presentación

• Definir una norma de presentación y respectarla (fuente sencilla, sans serif : Arial, Tahoma, tamaño adaptado al tamaño de la sala, colores y fondo homogéneos…)
• Evitar subrayar  o sombrear los caracteres, preferir los caracteres en negrita
• Aumentar las rayas y los contornos de los dibujos y esquemas
• Utilizar gráficos adaptados (curvas para las evoluciones y las tendencias, circular para las proporciones) y sobrios (no sobrecargar el fondo, los ejes)
• Limitar el texto a un máximo de una decena de líneas: no redactar, pero utilizar palabras claves
• Airear la diapositiva, no utilizar más de la mitad (dejar zonas blancas)
• No distraer el auditorio con contenidos sin valor añadido efectivo (sonidos, animaciones, textos…)
• Limitar el número de diapositivas (2 minutos por diapositivas) y su carga de información
• Repetir y ajustar la presentación según el resultado 

• Siempre velar por que el color de fuente contraste bastante con el fondo (fondo oscuro y fuente clara, o fondo claro y fuente oscura)
• Retener colores fríos en fondo y calientes para el texto
• Asociar las tipologías de información con un código de color
• Limitar el número de colores (negro y blanco comprendido) diferentes a 3 o 4
• Utilizar el significado de los colores no olvidando adaptarlo al factor cultural de cada país 

Las animaciones y las transiciones La animación debe tener una aportación pedagógica y apuntar a:

• simplificar,
• ritmar la información,
• ilustrar los cambios
• detallar procesos
• subrayar una información

Con el fin de mantener la atención del auditorio, es recomendable no utilizar más de dos tipos diferentes de animación y recurrir a los tipos más sobrios de animación. 

La presentación

• Presentarse rápidamente (o hacerse presentar), no caer en el egocentrismo
• Ser conciente de las características y esperas del público y de su objetivo de presentación
• Dejarle el tiempo al auditorio de leer y descifrar la diapositiva (1 a 2 segundos de silencio)
• Precisar cuál es el mensaje de la diapositiva y si el mensaje es complejo, punzar las indicaciones de comprensión que están sobre la diapositiva
• Quedar concentrado en el contenido y los objetivos de la presentación.
• Hacer pausas en caso de presentación larga con PowerPoint, utilizando otros soportes (vídeo, audio, demostración del producto)
• Ser apasionado e interactuar con el auditorio
• Completar la presentación con experiencias vividas
• Ocupar el espacio (no quedarse detrás de un estrado, para esto disponer de un mando)
• Establecer el contacto visual, no dar la espalda al auditorio, sonreír