Metodos de inventario de existencias

Tener un inventario controlado y fiable es un objetivo importante de las empresas. En efecto permite :

• minimizar el capital invertido

• reducir los costes financieros ocasionados por mantener sobre-stocks

• controlar el riesgo de demarca conocida o desconocida

• limitar las ventas perdidas por falta de mercancías

• reducir el coste de la realización del inventario anual

¿Que se tiene que incluir en las existencias?

Al momento de definir un proceso de inventario se tiene que identificar cuales son los elementos a contabilizar en las existencias.

El inventario debe incluir todas las mercancías de propiedad de la empresa, que tiene disponible o en proceso de producción para la venta en el ciclo regular comercial.

Globalmente se identifican los tipos de productos siguientes:

• materias primas

• productos en proceso de producción

• productos acabados o terminados

• suministro de actividades de fabricación vinculado con la actividad de venta del producto (packaging…)…

Se define que un producto se identifica como existencias cuando ocurre el cambio de propiedad o de responsabilidad sobre la integridad del producto.

Pues, para saber exactamente cuales productos están en existencias una primera etapa consiste a identificar en los contratos con los proveedores, clientes, operadores cual es el momento de cambio de propiedad, es decir cual es el incoterm asociado a la relación comercial.

Además, otras situaciones comerciales influyen en la noción de responsabilidad sobre la mercancía:

• venta a plazo con reserva de propiedad: la responsabilidad se transfiere al comprador una vez la totalidad de los productos entregada. Aunque no se realice el cambio de responsabilidad, si no existen riesgos de insolvencia, los movimientos de expedición y de venta se realizan a medida.

• productos en deposito de venta…

Generalmente, según los incoterms más utilizados, la mercancía a contabilizar en existencias corresponde a :

los productos que se encuentren físicamente en las instalaciones (propias o subcontratas) de la empresa, salvo:

• los pendientes de aprobar su recepción

• los recibidos en consignación por parte de los proveedores (mercancía que se entrega a un cliente pero el vendedor sigue propietario)

• los recibidos en deposito por parte de un proveedor

• los que están en consignación por parte de los clientes

los que se han entregado en depósito en las instalaciones de los clientes

los que están en transporte hacia un cliente, pendiente de recepción por parte del cliente

los que se están en transporte hacia la empresa y se han transferido los riesgos (medio de transporte pertenece a la empresa…)

Las varias nociones de inventario

El inventario físico

Corresponde a la foto de las existencias físicamente presentes en las instalaciones de la empresa.

El inventario contable

Es el inventario de existencias que se refleja en los libros contables (aparece en la sección activos corrientes del Balance General). Su valoración varía según el método de elegido por la empresa.

El inventario final / inventario inicial

Es el inventario que corresponde a la cantidad en existencias al final del ejercicio contable. Este valor de referencia es el inventario inicial del período siguiente.

Así, un error de inventario final afecta la valorización de las existencias de los dos años consecutivos.

El inventario periódico

Consiste en la realización de un inventario puntual durante el cual se recuentan físicamente todas las existencias que pertenecen a la empresa, independientemente de sus localizaciones.

Se comprueba que las unidades contadas cuadran con las unidades en existencias del Sistema Informático (o del sistema disponible en la empresa para el seguimiento de las existencias). En caso de no cuadrar se realizan una o más verificaciones hasta poder validar una cantidad conforme a las cantidades físicamente contadas.

El inventario permanente o perpetuo

Con este sistema, el inventario permanece actualizado continuamente a través del registro de las entradas y salidas producidas.

Inventario rotativo o cíclico

Consiste en la realización de conteos programados por intervalos regulares durante el ejercicio. Debe permitir comprobar todas las existencias como mínimo una vez al año.

Se puede priorizar el conteo de los artículos utilizando por ejemplo el método ABC en rotación o en valor, identificando los productos críticos (en termino de demarca, de disponibilidad cliente…)

Como poner en marcha un sistema de inventario rotativo

1. Identificar los materiales que deben incluirse en el inventario rotativo (cuando se define por primera vez el perímetro del conteo)

2. Definir categorías de productos según los criterios de prioridad (ABC, criticidad…)

3. Afectar a cada producto / categoría un intervalo de conteo objetivo (respectando el principio que cada articulo debe estar contado como mínimo una vez al año)

4. Realizar el conteo

5. Anotar la fecha de realización del conteo de cada artículo

6. Analizar las eventuales diferencias entre el stock contado y el stock permanente (y volver eventualmente a contar)

7. Validar la cantidad en stock

8. Investigar y arreglar las causas de diferencias

Claves para organizar un inventario final

El inventario debe respectar los requerimientos legales y contables de cada país.

Para ser eficaz el inventario debe hacer participar al conteo personas ajenas a la explotación de los almacenes (contabilidad, comerciales, compradores,…)

Si el tamaño de la empresa no permite hacerlo, el perito contable debe supervisar el proceso.

La presencia del perito contable es, cualquier sean los recursos afectados a la realización del inventario, un factor clave de fiabilidad del resultado.

Las zonas donde se encuentran los artículos por contar deben estar correctamente arregladas: agrupación por lotes homogéneos distintamente aislados unos de otros, productos correctamente identificados (etiquetado…), aislamiento de las existencias que están fuera del inventario

El procedimiento deberá mencionar el mapa de ubicaciones de almacenamiento con la afectación de las zonas a cada equipo.

La fiabilidad de los informes de conteo devueltos esta vinculada con la adecuación de los medios de identificación (claridad y fiabilidad de las referencias visibles sobre los artículos, conocimiento de los artículos a contar, las unidades de cuenta están precisadas en los informes de conteo (peso, metro lineal, unidad))

Cada artículo en existencias debe ser contado una única vez. Para asegurarse el respeto de esta exigencia, los movimientos deben estar parados durante el inventario. Durante este período, hay que proscribir toda actividad de producción así como de almacenamiento (expediciones o recepciones). Además, se recomienda marcar los lotes ya contados para no tomarlos dos veces en consideración.

En caso de gestión por inventario permanente, asegurarse que todos los movimientos de existencias anteriores al principio del inventario estén registrados.

Cuando existe una diferencia entre el inventario permanente y el resultado del conteo, realizar un nuevo conteo y si la diferencia es efectiva, analizar las diferencias antes de validar las cantidades contadas.